Classement de mails avec multiples destinataires-Forum-Culture Informatique

Bonsoir,
La présentation du problème est un peu longue pour être aussi précise que possible. Merci de m’en excuser.
1 – le besoin :
Nous sommes un petit bureau qui compte 4 PC : Ambre, Bernadette, Charles, Denise.
Nous recevons des mails à une adresse commun@tartempion.fr qui est installée sur chaque PC afin que chacune des personnes en ait connaissance.
Après avoir lu, chacun décide s’il garde ou non le message. S’il le garde il va le classer dans un de ses propres dossiers qu’il a créé sous le compte Commun.
Le message doit rester accessible par l’une ou l’autre des personnes, même si la première qui le lit le supprime ou le classe dans un de ses dossiers.
La consultation doit pouvoir se faire depuis les PC fixes et depuis l’extérieur avec un smartphone.
Exemple :
– Un mail arrive parlant d’un projet d’équipement.
– Les 4 personnes ont ouvert leur Outlook 2010 sur leur PC et le message doit y être immédiatement lisible sur le compte ouvert par défaut commun@tartempion.fr .
– Bernadette classe le message dans son dossier « Budget » qu’elle a créé sous le compte Commun, afin de pouvoir y revenir plus tard,
– Charles classe le message dans son dossier « Travaux » dans le compte Commun et y répond ;
– Denise, absente, à qui est destinée l’équipement, lira son message dans 15 j et le classera où elle voudra.
– Ambre lit le message, n’est pas concernée et, par erreur, elle le supprime ;

2 – La solution qui a été retenue :
Initialement, nous avions des comptes POP, mais l’hébergeur (gratuit) limitait le volume de stockage à 20 Mo soit un temps de latence de 2 à 3 jours seulement.
L’hébergeur nous a conseillé de créer des comptes IMAP sur chaque PC. Il gère aussi le nom de domaine pour un coût très faible.
Nous avons créé ces comptes sur les PC. On peut envoyer et recevoir des messages et nous ne sommes plus limités en temps de latence, ce qui était crucial.
MAIS, il semble que :
– le classement des messages ne puisse plus être personnalisé sur chaque PC,
– si une personne classe le message, il n’apparaît plus dans la boite de réception des autres. C’est comme si le message n’était pas « copié » sur le 1er PC qui le lit.
En outre, selon ce qui est indiqué dans les messages ci-dessus, y-a-t-il un risque pour que le message soit perdu pour les autres si l’une d’elles le supprime ?
Pour l’instant, par sécurité, nous ne supprimons rien et ne classons rien.
Question : quelle configuration faut-il adopter pour atteindre le but précité avec les comptes IMAP « Commun » créés sur les PC ?
Merci à qui pourra nous aider.