Comment ça marche la visioconférence ?

Avec des débits plus élevés sur les connexions Internet (ADSL, Fibre, …) la visioconférence est de plus en plus utilisée, mais comment ça marche ? Je vous propose à la fin de cet article, un tutoriel pour faire des visioconférence avec un outil gratuit.

Que vous utilisiez le légendaire Skype, les réseaux sociaux tels que Facebook ou Google+, des outils incluant de la visioconférence tels que Teamviewer, ou des solutions professionnelles de visioconférence, ce système est de plus en plus utilisé.

Avantages et inconvénients de la visioconférence

Je ne vais pas m’étendre sur les avantages de la visioconférence, mais je peux vous en rappeler quelques uns :

• réduction des déplacements
  • réduction des coûts liés à ces déplacements
  • réduction du temps perdu par les déplacements
  • réduction de la fatigue lié au déplacement,
  • et également réduction de l’empreinte CO2,
• faciliter pour organiser des réunions pour les entreprises ayant des agences géographiquement éloignées,
• possibilité d’organiser de réunion à plusieurs personnes, contrairement au téléphone :on voit qui parle,
• possibilité de partage de documents à distance

et l’on peut noter également quelques inconvénients :

• nécessité d’avoir des équipements pour organiser une réunion,
• obligation d’avoir des connexions Internet stables sous peine d’avoir des coupures pendant la réunion,
• perte de liens directs entre les personnes,
• il n’y a plus d’échanges informels à la machine lors des pauses des réunions.

Les équipements de visioconférence

Le matériel

Voici les équipements qu’il faut utiliser pour mettre en place une visioconférence : (c’est le matériel pour chaque intervenant ou groupe d’intervenants)

• un écran : pour voir les autres intervenants,
• un système audio : pour entendre les autres intervenants,
• une caméra ou webcam : pour pouvoir filmer les intervenants,
• un micro : pour enregistrer la conversation des intervenants.
• et enfin, un système capable de gérer l’ensemble et de tout faire communiquer.

Il y a 2 possibilités :

• soit tout ce matériel est connecté à un ordinateur,
• soit ce matériel est indépendant, tout est relié à un système de visioconférence.

Voici quelques photos pour comprendre :

Voici un ensemble complet qui se connecte sur un ordinateur. (Caméra, micro, et système de pilotage) Cela va permettre de mettre facilement une visioconférence en place. Le système de visioconférence sera mis en place à l’aide du logiciel installé sur l’ordinateur.	Pour des entreprises ou des salles de petites tailles, il existe des solutions portables qui s’adaptent directement sur un téléviseur. Ce le boitier qui contient intelligence. (il n’est pas nécessaire d’avoir un ordinateur).
Pour les grands entreprises, des salles de visioconférence sont installées. On y retrouve des grands écrans, sur lesquels on peut voir les participants aux réunions en visioconférence. (Notez la caméra au dessus de l’écran central qui permet de filmer et la tablette allumée qui va permettre d’interagir sur la visioconférence ).

Les logiciels

Comme je vous le disais au dessus, un logiciel va piloter l’ensemble du matériel. Ce logiciel est installé sur un ordinateur ou est intégré directement au système de visioconférence.

Voici le rôle de ce logiciel de visioconférence

• Le premier rôle est de mettre en relation les différents intervenants. (il va falloir les faire communiquer)
• Un autre rôle c’est d’envoyer la vidéo et le son vers les autres.
• C’est aussi de recevoir l’image et le son des autres, et de les afficher et les faire entendre.

Certains logiciels ont des options bien plus avancées, telles que:

• Afficher à l’écran la personne qui parle (et masquer les autres).
• Afficher en mosaïque les différents intervenants,
• Permettre un dialogue écrit en direct entres personnes (sans que l’ensemble des intervenants puisse le voir)
• Partager son écran,
• Prendre la main à distance,
• Afficher des documents,
• Permettre de modifier des documents à distance,
• …

Voici quelques logiciels : (ceux que je vous propose sont tous gratuits) :

• Linphone : projet opensource.
• Ekiga
• Jitsi
• les visios des réseaux sociaux : Google + avec Hangout, et FaceBook,
• et évidemment Skype.

et voici quelques logiciels ou systèmes de visioconférence professionnels, ils sont tous payants :

• Vidyo,
• Polycom,
• Cisco Visioconférence
• …

et bien évidemment des systèmes en ligne (soit ils sont gratuits, soit ils proposent un essai gratuit)

• Zoom
• Cisco Webex
• Join Me
• GotoMeeting

Important :

Il est à noter que les logiciels ne sont pas compatibles entre eux. Vous ne pouvez pas faire une visio en utilisant par exemple d’un côté le logiciel Skype , et de l’autre le Hangout de Google+. Je vais vous expliquer pourquoi.
Par contre, il est tout à fait possible d’utiliser des matériels différents si l’on utilise le même logiciel ou système. (exemple : Un ordinateur, une tablette et un équipement dans une salle de réunion avec par exemple le logiciel Polycom).

Comment ça marche la visioconférence ?

Détail du fonctionnement

La visioconférence à la différence d’autres services Internet ne s’appuie pas sur des protocoles (langages) standards. Chacun y va à sa petite sauce, et c’est pourquoi je vous disais au dessus que les système n’étaient pas compatibles entre eux. (Contrairement à d’autres technologies telles que le mail qui s’appuient sur des standards : peu importe le logiciel que vous utilisez vous pouvez communiquer avec quelqu’un d’autres qui utilisent un logiciel de mail  différent du votre).

Par contre, bien souvent les flux vidéo et audio sont codés avec des normes standards. Par exemple, la vidéo et le son sont très souvent codés/décodés en MPEG, mais là encore, parfois certains développent leur propre codec. (Voir Codec).

Car l’image et le son vont être envoyés vers un serveur sous forme compressé, ce qui permet de les faire passer plus facilement dans un réseau, même avec un débit relativement faible.
Le serveur va recevoir toutes les images et tous les sons et les renvoyer mis en forme vers les différents intervenants.

Les différentes étapes d’une visioconférence

Tout d’abord, un rappel de ce qui se fait dans la « vraie » vie, pour faire une réunion :

• Il faut trouver une date de disponible pour tout le monde,
• Il faut réserver une salle de réunion,
• Il faut avertir les participants du lieu, de la date et de l’heure de la réunion.
• Ensuite le jour de la réunion, les différents participants iront dans la salle de réunion.

Et bien pour faire une visioconférence, on va faire presque pareil :

Ci-dessous, voici comment on fait avec des logiciels de type professionnels

Pour mettre en relation les différents intervenants de la réunion, il faut les mettre dans la même salle. Attention, ici je ne parle pas de salle physique, mais d’une salle de réunion virtuelle, sur laquelle chacun des intervenants va venir se connecter. (certains parlent de salon de discussion).

Pour pouvoir avoir une salle, il faut demander au concierge. Là encore, bien souvent,ce concierge n’est pas physique. Il s’agit d’un concierge virtuel mais on a conservé le mot de concierge.

Une fois que le responsable de la réunion a réservé une salle, il va envoyer les paramètres de connexion aux différents intervenants :

• Numéro de la salle virtuelle,
• Code ou mot de passe de la salle,
• Heure et date de début de la connexion.

A l’heure indiquée, les différents intervenants vont se connecter à cette salle et ainsi être mis en relation.

La réunion en visioconférence, va pouvoir commencer …

 Sinon avec des logiciels pour les particuliers tels que skype, facebook, hangouts, ou autre:

• On choisit son correspondant dans son carnet d’adresse
• et on clique sur le bouton « appeler en visio » (le nom du bouton peu varier suivant les applications)
• Si le correspondant décroche de son côté avec le même logiciel, les personnes seront mises en relation.
• Dans ce cas, il n’y a pas de système de salle (mais au niveau du serveur permettant la visio, le système reste a peu près le même)

Mais n’oublions pas que pour que tout se passe bien, et que la visioconférence puisse être utilisable, il faut une bonne connexion réseau. J’entend par bonne une connexion avec un débit suffisant cela va de soi, mais une connexion avec une latence relativement faible, et si possible pas trop de gigue. (Vous trouverez sur cet article, tous les renseignements sur la latence et la gigue : C’est quoi le débit, la latence et la gigue ?).

Assez de bla-bla : regardons par des schémas comment tout cela fonctionne, et comment les différents acteurs se connectent.

Vous trouverez tous ces schémas sur la partie 2 de l’article : Comment ça marche la visioconférence ? – Partie 2

Et enfin, si vous voulez faire une visio conférence avec un outil gratuit, je vous propose de regarder :

Comment faire une visioconférence ?